Expert Debriefing und Wissensbewahrung

Alternde Belegschaften und Fachkräftemangel, im Zuge des demografischen Wandels, sowie häufige Stellenwechsel (job rotation) führen in vielen Organisationen und Branchen dazu, dass immer mehr (Wissens-)Arbeit von immer weniger Mitarbeitern erledigt werden muss. Als Konsequenz entstehen Wissensrisiken, die die Existenz der Organisation bedrohen können, wenn es sich um Schlüssel-Experten im Fach- oder Führungsbereich handelt.

Das Cogneon Expert Debriefing ist eine systematische Vorgehensweise, Wissen von Experten zu Bewahren und an einen oder mehrere Nachfolger zu übertragen. Es wird im Regelfall in folgenden Situationen angewendet:

  1. Ein Experte geht in den Ruhestand (Prozess startet idealerweise 6-12 Monate dem Ausscheiden)
  2. Ein Experte wechselt die Abteilung, den Standort oder das Projekt
  3. Regelmäßige Durchführung mit Experten, um Wissen kontinuierlich zu bewahren und weiterzuentwickeln (in diesen Fällen nennen wir den Prozess Expert Reflection)
  4. Ein Projekt ist zu Ende und die Verteilung der Experten führt zu Wissensverlust (in diesen Fällen nennen wir den Prozess Project Debriefing)

Produktmerkmale

  • Mit einer persönlichen Wissenslandkarte (Job Map) wird systematisch ein Überblick über Erfahrungshistorie, aktuelle Rollen und Aufgaben sowie relevante Themengebiete inkl. Ansprechpartner und wichtiger Dokumente erstellt. Ein Maßnahmenplan identifiziert systematisch notwendige Aufgaben zur Wissensbewahrung.
  • Professionelle Begleitung durch einen ausgebildeten Moderator gewährleistet.
  • Standardisierter Prozess, durch Leitfaden, Vorlagen und Software unterstützt.
  • Die Einbindung aller relevanten Stakeholder ermöglicht nicht nur Punkt-zu-Punkt-Wissenstransfer, sondern echtes organisationales Lernen.

Zielgruppe

  • Führungskräfte von Mitarbeitern, die die Organisation verlassen oder intern wechseln
  • Verantwortliche in Personalabteilungen, die Wissensbewahrung systematisch in den Personalprozess integrieren wollen

Ihre Vorteile

  • Expert Debriefing ist ein ausgereifter Prozess, der 1999 entwickelt und kontinuierlich verbessert wurde.
  • Praxiserprobt bei Organisationen wie  Audi, Metro, Salzgitter, Schaeffler und Volkswagen (dort z.B. Gewinn des Preises Wissensmanager des Jahres mit der Wissensstafette).
  • Wertschätzung für den Experten und professionelle Einarbeitung der Nachfolger führt zu gutem Image und hoher Motivation bei allen Beteiligten.
  • Expert Debriefings können extern beauftragt oder intern erlernt werden (Train-the-Trainer).
  • Die Methode lässt sich gut an bestehende Prozesse wie Mitarbeitergespräche, Leistungsbeurteilung, Zielvereinbarungen und Stellenbeschreibungen ankoppeln.
  • Job Map und Reflexionsgespräch fördern die Erstellung von Verbesserungsansätzen für die Organisation.

Referenzen und Fallbeispiele

  • Expert Debriefing Einführung bei der Schaeffler KG
  • Expert Debriefing Einführung bei der Salzgitter AG
  • Expert Debriefing Einführung bei der Metro AG
  • Expert Debriefing Einführung bei der Volkswagen AG (dort Wissensstafette genannt, Wissensmanager des Jahres 2006)