Virtueller Infoabend Professionelle Wissenssicherung

Im Frühjahr 2009 veranstalten wir in mehreren deutschen Städten und Regionen einen Infoabend "Professionelle Wissenssicherung". Bei diesen 90-minütigen Infoabenden stellen wir sechs unserer Produkte vor, die zur Veranschaulichung in die (fiktive) Geschichte der ACME GmbH und ihren Zugang zum Wissensmanagement eingebettet sind. Die Geschichte wird aus Sicht der Katharina Stein, Abteilungsleiterin bei der ACME GmbH, erzählt.

Um die Inhalte des Infoabends auch für Interessenten verfügbar zu machen, die nicht zu einem der Termine kommen können, stellen wir im Folgenden die Geschichte zusammen mit den Folien bereit. Einige Hinweise zu den Inhalten:

Klicken Sie einfach die Folien mit dem Pfeil durch und lesen Sie die Texte zwischen den einzelnen Präsentationen (für die Ansicht der Folien ist der aktuelle Flash-Player notwendig).
Durch einen Klick auf den Full-Screen-Button (kleine, blaue Leinwand) können Sie die Präsentationen im Vollbild sehen.
Die meisten der Folien sind sog. Slidecasts, d.h. die Folien sind mit einem Audiokommentar der Veranstaltung versehen (erkennbar an dem kleinen gelben Dreieck oben links). Klicken Sie einfach auf den grünen Pfeil, um die Folien zu starten (Voraussetzung: Kopfhörer oder Lautsprecher sind angeschlossen).
Am Ende der Seite stehen Ihnen zusätzlich ein Online-Feedbackbogen und die Präsentation im PDF-Format zur Verfügung. Wir freuen uns, wenn Sie uns bei Interesse auf diesem Weg Feedback geben oder direkt kontaktieren.

Die ACME GmbH und unsere Produkte

Cogneon Infoabend Professionelle Wissenssicherung - Einführung

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"Mein Name ist Stein, Katharina Stein. Ich bin seit ein paar Wochen Leiterin der Abteilung Schmiedeeisen bei der ACME GmbH. Wir bauen hauptsächlich Zäune und Geländer aus Metall. Bis vor einem Jahr hatte ich mit Wissensmanagement nichts am Hut. Das hat sich inzwischen geändert und ich möchte Ihnen jetzt erzählen, wie es dazu kam. Damals war ich Projektleiterin für ein spannendes Spezialprojekt: Wir sollten die historischen Pavillons von Schloss Nebelstein originalgetreu nachbauen. Ich sage Ihnen, ich hatte alle Hände voll zu tun. Ausgerechnet zu diesem Zeitpunkt verletzte sich unser damaliger Abteilungsleiter, Wolfi Schmied, bei der Gartenarbeit so schwer, dass er für mehrere Monate ausfiel. Gut, die Firma hat relativ schnell gehandelt und Otto Stahl, den Abteilungsleiter Edelstahl, kurzerhand als Stellvertreter eingesetzt. – Und mich haben sie gebeten, ihn zu unterstützen…

Als erstes versuchten wir damals, einen Überblick über die Aufgaben zu bekommen, die Otto jetzt übernehmen musste: Termine wahrnehmen, Dokumente bearbeiten usw. Unser Abteilungsleiter hatte leider viel lokal auf seinem Rechner liegen und etliche Besprrotokolle gab es nur als Email-Anhänge. Immerhin waren mit den Terminen auch die Kontakte in Outlook verknüpft, so dass wir wenigstens wussten, wen wir informieren mussten. Es kostete uns unglaublich viel Zeit gekostet, bis wir uns einen Überblick verschafft hatten und Otto arbeitsfähig war. Wir schworen uns damals: „Sowas passiert uns nicht noch einmal.“

Nachdem wir das Nötigste organsiert hatten, tauchte das nächste Problem auf: Otto war zwar mit 15 Jahren Unternehmenszugehörigkeit ein alter ACME-Hase, aber von Schmiedeeisen hatte er einfach keine Ahnung. Er kannte die Verarbeitungsverfahren nicht, unsere Prozesse waren ihm fremd und die Kunden und Lieferanten waren auch andere. Uns war klar, dass Otto jetzt nicht so schnell zum Schmiedeeisen-Experten werden konnte, aber einen Überblick sollte er schon haben. Da erinnerte ich mich daran, dass ich bei unserem Partner Schaeffler mal eine wunderbar übersichtliche Darstellung über deren Wissensgebiete gesehen hatte. Ich erzählte Otto davon. Nach einem Telefonat mit Schaeffler entschieden wir uns, unsere eigene Limes Wissenslandkarte Schmiedeeisen aufzubauen ..."

Cogneon Infoabend Professionelle Wissenssicherung - Wissenslandkarte

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"Nach drei Workshops hatten wir nicht nur für Schmiedeisen sondern gleich auch für Edelstahl so eine Wissenslandkarte erstellt. Wir waren alle überrascht, wie umfangreich die geworden sind. Kurz darauf besuchten wir unseren kranken Abteilungsleiter Wolfi in der Reha und brachten ihm einen Ausdruck der Wissenslandkarte mit. Er war sehr gerührt und auch stolz, wie viel Wissen in seinem Bereich vorhanden war. „… und wenn ich dann noch daran denke, dass das hier ja nur Stichworte sind und hinter jedem Wort ein immenser Schatz an Erfahrungen versteckt ist – schade, dass das so wenig sichtbar ist. Es wäre eine Katastrophe, wenn uns das alles verloren ginge. Da muss es doch einen Weg geben….“, hatte er damals gesagt. Diesen Gedanken hatte Otto noch im Ohr, als er auf dem Heimweg in einer Ausgabe von BrandEins blätterte. An einer Überschrift blieb er hängen: Die Gläserne Firma. Das war ein Artikel, in dem es um Wissens- und Erfahrungssicherung bei Synaxon ging. Dort wird ein Wiki verwendet, in dem wie in der Wikipedia alle Mitarbeiter lesen und schreiben können. In dem Artikel stand auch, dass die Zusammenarbeit viel effizienter geworden ist und das Wiki für erhebliche Wettbewerbsvorteile gesorgt hat. Otto rief mich damals noch am Abend an, weil er von der Idee so begeistert war. Ich konnte mit dem Begriff Wiki nicht so richtig viel anfangen. Klar, die Wikipedia kannte ich, aber ein Wiki im Unternehmen? Otto wusste auch nur, was in dem Artikel stand und daher entschieden wir uns, erstmal eine Schulung über Wikis in Unternehmen zu besuchen ..."

Cogneon Infoabend Professionelle Wissenssicherung - Wiki

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"Mit den Köpfen voller Ideen kamen wir zurück. Mit der Wissenslandkarte hatten wir ja schon unser Inhaltsverzeichnis für das Wiki. Für jedes Wissensgebiet ein Artikel – und schon hätten wir die ACME Enzyklopädie. In der Schulung hatten sie auch Projektwikis gezeigt. Das war genau, was ich für mein Nebelstein-Projekt dringend brauchte. Otto und ich waren so begeistert, dass wir nicht nur andere Kollegen mit der Idee infizierten, sondern uns auch trauten, die Idee dem Management vorzustellen. Dass die Software selbst nichts kosten würde und wir mit der Wissenslandkarte ja auch schon einen guten Anknüpfungspunkt überzeugte unsere Chefs schnell. Nur vier Wochen später hatten wir unser Wiki. Meine Nebelstein-Jungs nutzen die Möglichkeiten des Wikis sofort. Sie dokumentierten Besprechungen und getroffene Entscheidungen, ihre Erfahrungen mit bestimmten Werkstoffen und Verfahren. Es gab eine Seite über das Projektteam, über die Aufgaben und das Spezialwissen der einzelnen Mitarbeiter. Besonders interessant war für mich das Projekt-Tagebuch, das sie wie ein Projekt-Weblog im Wiki führten. Ich war ja wegen der Stellvertretungsgeschichte jetzt nicht mehr ständig vor Ort. Durch das Projekt-Tagebuch habe ich auch mitbekommen, dass das Projekt zwar ganz gut vorankam, wir aber immer wieder Missverständnisse mit dem Kunden hatten und auch intern nicht alles so rund lief. Wir hatten gerade einen neuen Spezialisten an Bord geholt und der fand sich nur schwer in die Projektarbeit ein. Deshalb schlug ich in der nächsten Projektbesprechung vor, ein Project Debriefing zu machen ..."

Cogneon Infoabend Professionelle Wissenssicherung - Project Debriefing

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"Nachdem wir auch Schwierigkeiten mit dem Kunden hatten, nutzten wir die Gelegenheit und nahmen uns zwei Tage Zeit. Einen nur für uns und einen halben Tag mit dem Kunden zusammen. Vor allem für den Teil mit unserem Kunden war es gut, dass wir einen externen Moderator dabei hatten. Ich war mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Viele Erkenntnisse wurden im Wiki dokumentiert, Checklisten wurden angepasst, Vorgehensweisen geändert und wiederverwendbare Inhalte für andere Bereiche der ACME GmbH bereitgestellt. Im Team war die Kommunikation nun noch offener und auch zum Kunden gab es jetzt eine intensivere Beziehung. Eine Sache blieb mir besonders in Erinnerung. Mit Wiki und Wissenslandkarte hatten wir jetzt einen guten Zugang zu unseren Fachthemen und Ansprechpartnern, aber mindestens genauso wichtig war es, die Communities, die sich rund um Themen und Tätigkeiten gebildet hatten, sichtbar zu machen und zu unterstützen ..."

Cogneon Infoabend Professionelle Wissenssicherung - Wissensgemeinschaften

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"Die Zeit verging wie im Flug. Mein Nebelstein-Projekt war fast abgeschlossen, als Wolfi, unser alter Abteilungsleiter, wieder in die Firma zurückkam. Der staunte ganz schön, als er all die Veränderungen wahrnahm: Die Wissenslandkarte hing in den Gängen der einzelnen Bereiche aus. Auf manche hatten die Leute Ergänzungen handschriftlich vermerkt. Das Firmenwiki war auf etliche hundert Seiten angewachsen. Die einzelnen Artikel waren entlang der Wissenslandkarte angelegt und strukturiert. Man konnte jetzt in der Wissenslandkarte im Intranet auf ein Wissensgebiet klicken und so zum entsprechenden Artikel, den wichtigsten INhalten und Ansprechpartnern gelangen. Communities, die abteilungs- und sogar firmenübergreifend kommunizierten und Erfahrungen austauschten, waren sichtbar und nutzten das Wiki als Teil ihrer Infrastruktur. Weil Wolfi zwar gern wieder arbeiten wollte, aber nicht Vollzeit, und Otto nicht auf Dauer zwei Abteilungen führen wollte, wurde ich gefragt, ob ich nicht die Leitung der Abteilung Schmiedeeisen übernehmen wollte. Mir fiel zwar der Abschied aus dem Projektgeschäft schwer, aber die Themen, die ich in meiner Rolle als Leiterin der Abteilung angehen konnte, fand ich spannend und herausfordernd. Also sagte ich zu. Es wunderte mich damals nicht sehr, als ich wenig später hörte, dass auch Otto befördert werden sollte. Und über eine Sache waren wir uns beide schnell einig: Diesmal würde es eine professionelle, geordnete Übergabe geben! ..."

Cogneon Infoabend Professionelle Wissenssicherung - Expert Debriefing

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"Jetzt war ich also Abteilungsleiterin und Otto mein Chef. Als ich das zuhause erzählte und ich dabei auch unser Wiki erwähnte, kam von meiner Tochter ein überraschtes '... hey cool Mama, Ihr macht Web 2.0!' - So sehr ich mich über die Begeisterungsbekundung meiner Tochter freute, so wenig wusste ich, was Web 2.0 ist. Ich hatte schon mal davon gehört, aber… 'Mönsch Mami, Du hast doch auch den Weblog der Kanzlerin Merkel gesehen oder gelesen, dass Du Barack Obama auf Twitter folgen kannst, oder?' ... 'Ja, schon.. und das ist also Web 2.0?' ... 'Yep. Weißt Du was, mach doch mal nen Web 2.0 Führerschein, dann weißt Du Bescheid…"

Cogneon Infoabend Professionelle Wissenssicherung - Web 2.0 Führerschein

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"Das war ein gut investierter Tag. Da stecken soviele Möglichkeiten auch für uns in der Firma drin, dass ich das gleich Otto erzählen wollte. Der war gerade dabei, sich mit seiner neuen Rolle als Bereichsleiter Werkstoffe zu beschäftigen. Damit waren ja jetzt auch ganz neue Aufgaben verbunden. Zum Beispiel musste er jetzt strategische Entscheidungen treffen: 'Auf welche Materialien wollen wir in Zukunft setzen? In welchen Wissensgebieten wollen wir unser KnowHow ausbauen? Was müssen wir über unsere Kunden wissen?'. Als ich dann gestern bei ihm im Büro war, zeigte er mir seinen neu aufgesetzten Wissensstrategie-Prozess und wie er die Wissenslandkarte dafür nutzte. Ich war wirklich froh zu sehen, dass sich die Wissenslandkarte an so vielen Stellen im Unternehmen bewährte. Als ich Otto von meinem Web 2.0 Führerschein und den vielen Möglichkeiten für die Firma erzählte, gerieten wir ins Schwärmen. 'Weißt Du, Katharina,' sagte Otto zu mir, 'Unsere Arbeit ist wirklich manchmal anstrengend und nervenaufreibend, aber sie macht mir auch endlich wieder so richtig Spaß!' - ... und ich bin sicher, dass das mit all den Wissensmanagement-Methoden zu tun hat, die wir in den letzten Monaten eingeführt haben. Und auch ich habe mich verändert. Ich bin jetzt ein echter Wissensmanagement-Fan!"

Fallbeispiel Schaeffler KG

Unser Kunde Schaeffler war freundlicherweise bereit, bei dem Infoabend am 02.04.2009 in Erlangen neben der ACME GmbH ein Fallbeispiel aus der Praxis darzulegen. Vielen Dank an Paul Seren, den Leiter des Wissensmanagements bei Schaeffler, für die Genehmigung, auch diese Folien hier veröffentlichen zu dürfen:

Cogneon Infoabend Professionelle Wissenssicherung -

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